Klare Zuständigkeit
Aufgaben werden nicht nur im persönlichen Kalender einer Person geführt. Der Betrieb kann nachvollziehen, was offen ist und wer den Vorgang bearbeitet.
Regeln vor Ort beachten
Halterpflichten im Fuhrpark nachvollziehbar organisieren
Vorgaben, Prüfstellen und Abläufe können sich regional unterscheiden, die Halterpflicht bleibt jedoch im Betrieb. Halterheft führt Bürokraft und Fuhrparkverantwortliche durch Führerscheinkontrollen, Fahrzeugprüfungen und Unterweisungen mit dokumentiertem Nachweis.
- Fälligkeiten für Fahrer und Fahrzeuge im Blick
- Checklisten statt lose Zettel im Ordner
- Nachweise je Fahrer und Fahrzeug ablegen
FahrerFührerscheinprüfung dokumentieren
FahrzeugePrüftermine strukturiert führen
Unterweisungjährlichen Ablauf nachweisen
Nachweiszentral je Vorgang ablegen
Der Alltag im Nebenamt
Pflichten verschwinden leicht zwischen Aufträgen
In vielen Betrieben verwaltet die Bürokraft den Fuhrpark neben Rechnungen, Einsatzplanung und Telefon. Ohne festen Ablauf bleiben Fristen, Kontrollen und Nachweise im Kalender, im Ordner oder nur im Gedächtnis.
Führerschein nur gesehen
Ein Führerschein wird bei der Einstellung kopiert oder kurz vorgezeigt. Ob er später noch gültig vorlag, lässt sich im Schadensfall oft nicht belegen.
Prüftermin im Kalender
Die jährliche Prüfung wird auf einem Zettel notiert oder in einem persönlichen Kalender geführt. Bei Urlaub, Personalwechsel oder vielen Fahrzeugen geht der Überblick verloren.
Unterweisung ohne Beleg
Hinweise zum sicheren Fahren werden häufig mündlich gegeben. Inhalt, Termin und Teilnahme bleiben dann nicht nachvollziehbar.
Akte nicht vollständig
Fahrer, Fahrzeuge und Dokumente liegen in getrennten Ordnern. Für eine Frage muss die zuständige Person erst Unterlagen zusammensuchen.
Ein geführter Ablauf
Vom Fahrzeugbestand bis zum Nachweis
Halterheft verbindet Fahrer, Fahrzeuge, Aufgaben und Unterlagen in einer Arbeitsliste. Die zuständige Person sieht, was ansteht, dokumentiert den Vorgang und legt den Nachweis dort ab, wo er später gebraucht wird.
01
Bestand anlegen
Fahrzeuge und Fahrer werden mit den relevanten Angaben erfasst. Dadurch entsteht eine Grundlage für Aufgaben und Fristen im Betrieb.
02
Aufgaben durchführen
Die Software ordnet Kontrollpunkte und Prüftermine den passenden Einträgen zu. Checklisten helfen, den Ablauf einheitlich durchzuführen.
03
Nachweise ablegen
Bestätigungen und Dokumente werden am Fahrer oder Fahrzeug hinterlegt. So bleibt die Entscheidung auch nach einem Personalwechsel nachvollziehbar.
Für den Betriebsalltag
Die Funktionen von Halterheft
Halterheft ist auf wiederkehrende Halterpflichten in kleinen und mittleren Fuhrparks ausgerichtet. Es ersetzt nicht die fachkundige Prüfung, organisiert aber deren Vorbereitung und Nachweisführung.
Fahrerakte
Führerscheinkontrollen, Unterweisungen und Dokumente werden beim jeweiligen Fahrer zusammengeführt.
Fahrzeugakte
Prüfungen, Fristen und Unterlagen sind dem einzelnen Fahrzeug zugeordnet.
Fristenübersicht
Anstehende Aufgaben werden nach Termin und Zuständigkeit sichtbar gemacht.
Erinnerungen
Hinweise unterstützen dabei, fällige Kontrollen und Prüfungen rechtzeitig einzuplanen.
Führerscheinkontrolle
Kontrolltermine lassen sich mit Datum, Prüfer und Bestätigung dokumentieren.
Fahrzeugprüfung
Checklisten unterstützen die Vorbereitung und Ablage wiederkehrender Fahrzeugprüfungen.
Unterweisungsnachweis
Thema, Termin und Teilnahme an Fahrerunterweisungen können festgehalten werden.
Dokumentenablage
Bescheinigungen und weitere Nachweise bleiben beim zugehörigen Vorgang auffindbar.
Was sich im Büro ändert
Mehr Ordnung für Pflichten neben dem Tagesgeschäft
Die Software richtet sich an Betriebe, deren Fuhrpark nicht von einer eigenen Abteilung verwaltet wird. Sie schafft einen wiederkehrenden Arbeitsablauf, ohne aus der Bürokraft eine Fuhrparkfachkraft zu machen.
Nachweise auffindbar
Unterlagen gehören zum Fahrer oder Fahrzeug statt zu einem unsortierten Papierstapel. Das erleichtert die Vorbereitung auf Rückfragen.
Weniger Terminlücken
Wiederkehrende Pflichten werden als Fristen im Bestand geführt. Dadurch lassen sich Prüfungen und Unterweisungen frühzeitig einplanen.
Übergaben erleichtern
Bei Urlaub oder Personalwechsel bleibt der Bearbeitungsstand im System sichtbar. Neue Zuständige müssen nicht mit einzelnen Ordnern beginnen.
Rechtsgrundlagen prüfen
Pflichten, die sich nachschlagen lassen
Halterheft ordnet den betrieblichen Ablauf um geltende Vorgaben herum. Die konkrete Umsetzung kann je nach Fahrzeugart, Einsatz und regionaler Zuständigkeit zusätzliche Anforderungen mit sich bringen.
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor der Fachbeiträge von Halterheft.
Halterheft befindet sich in der Pilotphase. Gesucht werden Erstanwender, die ihren betrieblichen Ablauf mit frühem Zugang erproben und Rückmeldung geben möchten.
Fahren ohne Fahrerlaubnis nicht zulassen
Wer als Halter anordnet oder zulässt, dass jemand ein Kraftfahrzeug ohne erforderliche Fahrerlaubnis führt, kann strafbar sein. Daraus folgt die betriebliche Notwendigkeit, die Fahrerlaubnis der eingesetzten Fahrer zu prüfen.
Grundlage: § 21 Absatz 1 Nummer 2 Straßenverkehrsgesetz, StVGFahrzeuge jährlich prüfen lassen
Fahrzeuge sind mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand zu prüfen. Die Prüfung ist zu dokumentieren und der Nachweis aufzubewahren.
Grundlage: § 57 Absatz 1 DGUV Vorschrift 70 FahrzeugeBeschäftigte unterweisen
Der Unternehmer hat Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens jedoch einmal jährlich.
Grundlage: § 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 Grundsätze der PräventionEinfach kalkulierbar
Preis nach Fahrzeugen, mit Mindestbetrag
Halterheft wird mit 2 Euro je Fahrzeug und Monat berechnet. Für kleine Fuhrparks gilt ein Mindestpreis von 25 Euro je Betrieb und Monat.
Kleiner Fuhrpark
Für Betriebe mit fünf bis zwölf Fahrzeugen.
25 Europro Monat
- Bis zu zwölf Fahrzeuge
- Fahrer- und Fahrzeugakten
- Fristenübersicht
- Checklisten und Nachweise
Mindestpreis je Betrieb.
Wachsender Fuhrpark
Für Betriebe mit dreizehn bis vierzig Fahrzeugen.
ab 26 Europro Monat
- 2 Euro je Fahrzeug
- Alle Funktionen des kleinen Pakets
- Erinnerungen für Fälligkeiten
- Dokumentenablage
- Unterweisungsnachweise
Für den laufenden Ausbau des Fuhrparks.
Großer Fuhrpark
Für Betriebe mit einundvierzig bis achtzig Fahrzeugen.
ab 82 Europro Monat
- 2 Euro je Fahrzeug
- Alle Funktionen des wachsenden Pakets
- Übersicht für mehrere Zuständige
- Begleitung beim Start
- Früher Zugang in der Pilotphase
Beispiel: 80 Fahrzeuge kosten 160 Euro monatlich.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Monatliche Abrechnung, Details werden vor dem Pilotzugang vereinbart.
Häufige Fragen
Fragen zu Halterheft und Halterpflichten
Die Antworten ersetzen keine Rechtsberatung, helfen aber bei der Einordnung des betrieblichen Ablaufs.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Beschreiben Sie kurz Ihren Fuhrpark und die Aufgabe, die bisher im Ordner oder Kalender liegt. Wir prüfen, ob Halterheft dafür im Pilotstand geeignet ist.
Frage stellenIst eine Führerscheinkontrolle gesetzlich zweimal im Jahr vorgeschrieben?
Eine allgemeine gesetzliche Frist von zweimal jährlich steht nicht unmittelbar im Straßenverkehrsgesetz. Die halbjährliche Kontrolle ist eine verbreitete betriebliche Praxis, um die Halterpflicht aus § 21 StVG nachvollziehbar zu erfüllen. Welche Frequenz passt, sollte der Betrieb anhand seines Risikos festlegen.
Ersetzt Halterheft die Kontrolle des Führerscheins?
Nein. Die Fahrerlaubnis muss tatsächlich geprüft werden. Halterheft unterstützt dabei, den Termin, die prüfende Person und die Bestätigung des Vorgangs zu dokumentieren.
Was ist die jährliche Fahrzeugprüfung nach DGUV Vorschrift 70?
§ 57 DGUV Vorschrift 70 verlangt mindestens jährlich eine Prüfung der Fahrzeuge durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand. Halterheft kann die Fälligkeit und den Prüfungsnachweis verwalten, führt die sachkundige Prüfung aber nicht selbst aus.
Ist die Hauptuntersuchung dasselbe wie die DGUV-Prüfung?
Nein, es handelt sich um unterschiedliche Anforderungen mit unterschiedlichen Prüfgegenständen. Die Hauptuntersuchung richtet sich nach § 29 StVZO. Die Prüfung nach DGUV Vorschrift 70 betrifft den betriebssicheren Zustand von Fahrzeugen im Arbeitseinsatz.
Muss die Fahrerunterweisung jährlich stattfinden?
Nach § 4 DGUV Vorschrift 1 ist die Unterweisung erforderlichenfalls zu wiederholen, mindestens aber einmal jährlich. Inhalte müssen zur Tätigkeit und zu den Gefährdungen im Betrieb passen.
Für welche Betriebe ist Halterheft gedacht?
Halterheft richtet sich an Betriebe mit fünf bis achtzig eigenen Fahrzeugen. Dazu zählen etwa Handwerk, Reinigung, Pflege und kleinere Speditionen, in denen der Fuhrpark im Büro mitverwaltet wird.
Kann ich Halterheft schon nutzen?
Halterheft befindet sich in der Pilotphase. Interessierte Betriebe können eine Vorführung oder frühen Zugang anfragen. Dabei wird geklärt, ob der Ablauf und der Fahrzeugbestand zum aktuellen Stand passen.
Halterheft Magazin
Neue Beiträge zum Fuhrparkalltag
Einordnungen zu Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung, Unterweisung und dokumentierten Halterpflichten.
Jährliche Fahrerunterweisung Schritt für Schritt durchführen
Dieser Leitfaden führt von der Themenauswahl bis zum unterschriebenen Nachweis durch die jährliche Fahrerunterweisung. Er berücksichtigt die Gefährdungen von Dienstfahrten und die Dokumentation nach der DGUV Grundvorschrift.
Leitfaden zur Unterweisung
Praxisbeispiel: Ein Pflegedienst ordnet seinen Fuhrpark
Ein Pflegedienst mit zwölf Fahrzeugen und achtzehn fahrenden Beschäftigten ersetzt verstreute Listen durch einen festen Jahresablauf. Das Beispiel zeigt, wie Termine, Vertretungen und offene Fahrzeugmängel rechnerisch zusammenlaufen.
Praxisbeispiel lesen
Vorlagen für Fuhrparknachweise und Aufbewahrung
Ein belastbarer Fuhrpark braucht wenige, aber klar geführte Dokumente für Kontrollen, Prüfungen und Unterweisungen. Der Beitrag zeigt den Inhalt jeder Vorlage und trennt feste Vorgaben von betrieblichen Aufbewahrungsregeln.
Vorlagen zusammenstellenPilotzugang anfragen
Besprechen wir Ihren Fuhrparkalltag
Sie verwalten Fahrzeuge neben dem eigentlichen Tagesgeschäft und möchten Kontrollen, Prüfungen oder Unterweisungen geordnet führen. Schildern Sie kurz Ihren Bestand und die Aufgabe, bei der heute Unterlagen oder Fristen verstreut liegen.
- Wir klären den aktuellen Ablauf Ihres Betriebs.
- Sie erhalten eine Vorführung passend zu Ihrem Fahrzeugbestand.
- Bei Eignung besprechen wir frühen Zugang zur Pilotphase.
Anfrage zu Halterheft
Halterheft ist für betriebliche Fuhrparks mit fünf bis achtzig Fahrzeugen entwickelt. Ihre Angaben helfen, die Vorführung auf Fahrer, Fahrzeuge und bestehende Nachweise auszurichten.